Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych
§ 1. 1. Zgłoszeń zewnętrznych mogą dokonywać osoby fizyczne, które zgłaszają informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
2) pracownik tymczasowy,
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4) przedsiębiorca,
5) prokurent,
6) akcjonariusz lub wspólnik,
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
9) stażysta,
10) wolontariusz,
11) praktykant,
12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin,
13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.
2. Przez informację o naruszeniu prawa należy rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
3. Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
4. Przedmiotem zgłoszenia mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) korupcji,
2) zamówień publicznych,
3) usług, produktów i rynków finansowych,
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6) bezpieczeństwa transportu,
7) okchrony środowiska,
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9) bezpieczeństwa żywnosci i pasz,
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11) zdrowia publicznego,
12) ochrony konsumentów,
13) ochrony prywatności i danych osobowych,
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, Gminy Częstochowa oraz Unii Europejskiej,
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występującyce w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
§ 2. 1. Pełnomocnicy do spraw zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa (dalej zwani pełnomocnikami) podejmują, z zachowaniem należytej staranności i przy zapewnieniu ochrony poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia (dalej zwanej sygnalistą) oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, następujące działania:
1) przyjmują zgłoszenia zewnętrzne i dokonują wstępnej ich weryfikacji,
2) rozpatrują zgłoszenie zewnętrze – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Urzędu Miasta Częstochowy (dalej zwanym urzędem), gminnych i powiatowych jednostek organizacyjnych oraz gminnych osób prawnych,
3) potwierdzają sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych lub potwierdzenie zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty albo sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie,
4) przekazują zgłoszenie zewnętrzne do organu właściwego do podjęcia działań następczych niezwłocznie nie później niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania urzędu, gminnych i powiatowych jednostek organizacyjnych oraz gminnych osób prawnych – oraz informują o tym sygnalistę,
5) odstępują od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz informują o odstąpieniu sygnalistę,
6) działania następcze,
7) przekazują sygnaliście informację zwrotną w terminie do 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, informacja zwrotna jest przekazywana na podany przez sygnalistę adres do kontaktu, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych,
8) przekazują sygnaliście informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych,
9) prowadzą rejestr zgłoszeń zewnętrznych.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych urzędu, kierownicy gminnych i powiatowych jednostek organizacyjnych oraz osoby zarządzające gminnymi osobami prawnymi współpracują z pełnomocnikami w zakresie wyjaśnienia okoliczności zdarzeń podanych w zgłoszeniu.
3. Pracownicy urzędu i osoby pozostające z urzędem w kontekście związanym z pracą udostępniają pełnomocnikom informacje w zakresie wyjaśnienia okoliczności zdarzeń podanych w zgłoszeniu.
§ 3. 1. Zgłoszenia zewnętrzne dokonywane mogą być :
1) ustnie za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod nr 34 37 07 745, 34 37 07 708 w dni robocze w godzinach 8:00 – 15: 00,
2) w postaci papierowej na adres: Urząd Miasta Częstochowy, ul. Śląska 11/13, 42-217 Częstochowa, z dopiskiem na kopercie: „zgłoszenie naruszenia prawa” – bez podawania danych osobowych nadawcy na kopercie,
3) w postaci elektronicznej na adres: https://czestochowa/sygnalizuj.pl
2. Zgłoszenia złożone w innej formie niż opisane w ust. 1 nie będą przyjmowane.
3. Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane.
4. Zgłoszenie powinno zawierać, w szczególności, dane zawarte we wzorze karty zgłoszenia, stanowiącym załącznik nr 1 do procedury. Formularz internetowy(elektroniczny) jest tożsamy ze wzorem karty zgłoszenia.
5. Zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy zawierającego w szczególności dane zgodne z wzorem karty zgłoszenia, o którym mowa w ust. 5. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, potwierdzenia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
6. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Odpowiednie zastosowanie w tym przypadku ma ust. 6.
§ 4. 1. Zgłoszenia, o których mowa w § 3 rejestrowane są przez pełnomocników zgodnie ze wzorem rejestru zgłoszeń zewnętrznych określonym w załączniku nr 2 do procedury.
2. W celu zweryfikowania zgłoszenia podejmowane są następujące działania następcze:
1) komunikacja z sygnalistą, w tym występowanie o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu wykorzystując adres do kontaktu, jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, pełnomocnicy odstępują od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji,
2) dochodzenie wewnętrzne,
3) prowadzenie postępowania wyjaśniającego, w tym powoływanie, w razie potrzeby, zespołów umożliwiających wyjaśnienie sprawy,
4) wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego.
3. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego zgłoszenie może zostać przekazane gminnym lub powiatowym jednostkom organizacyjnym albo gminnym osobom prawnym.
4. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za:
1) zasadne ,
2) bezzasadne - wówczas następuje zamknięcie procedury wraz z informacją zwrotną przekazaną do sygnalisty.
5. W przypadku stwierdzenia naruszenia prawa (zasadności zgłoszenia) zastosowane mogą być następujące środki:
1) wyciągnięcie konsekwencji porządkowych lub dyscyplinarnych wobec osób odpowiedzialnych za naruszenie prawa,
2) zawiadomienie organów ścigania, w przypadku gdy naruszenie prawa wyczerpuje znamiona czynu zabronionego,
3) działania mające na celu odzyskanie środków finansowych.
6. Ujawnienie danych osobowych sygnalisty może nastąpić wyłącznie w przypadku, gdy jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
7. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 6, pełnomocnik powiadamia o tym fakcie sygnalistę wraz z wyjaśnieniami powodów ujawnienia danych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniom, o których mowa w ust. 6.
§ 5. Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
§ 6. 1. Zgłoszeń można również dokonywać w trybie zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich, do organów publicznych przyjmujących zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów, a także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, które dysponują zewnętrznymi kanałami i procedurami dokonywania zgłoszeń służącymi do przyjmowania zgłoszeń objętych Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019 r. z późn. zm.).
2. Przez organ publiczny należy rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w § 1 ust. 4 niniejszej procedury.